Jste startup anebo rozrůstající se firma a kupí se vám množství úkolů a práce, kterou je potřeba udělat? Rozjíždíte novou lokální pobočku nebo expandujete do zahraničí? Chtěli byste více času na budování firmy a řešení strategie, namísto toho, abyste se zdržovali s administrativou a běžnými rutinními záležitostmi? Pak možná uvažujete o spolupráci s virtuálním asistentem. Než uděláte finální rozhodnutí, je dobré zvážit jednotlivá pro a proti takového kroku. Jaké jsou výhody a nevýhody virtuální spolupráce?
Kdo je virtuální asistent?
Aby pro vás nebyl pojem „virtuální asistent“ zase tak moc virtuální, pojďme si říct, o jakou profesi se jedná.
Představte si specialistu/specialistku na určitou oblast v rámci konkrétního odvětví. Může se jednat o marketing, obchod, zákaznický servis nebo administrativu. Možná si myslíte, že jeden asistent zastane všechnu práci, a můžete mu delegovat jakýkoliv úkol. Nenajímáte si superhrdinu, který vyřeší všechny vaše problémy, ale může vám pomoct ubrat zátěž z ramenou v jednotlivých činnostech, jako jsou:
- e-mailing
- webcontent a korektury
- grafický design
- práva sociálních sítí
- administrativní úkony
- nábor nových zaměstnanců
- obvolávání klientů
- zpracování dat
- pochůzky po úřadech
Jaký by měl být profil ideálního virtuálního asistenta?
Jak poznáte, že si najímáte profíka? Dejte si dostatek času na prostudování profilu dané osoby, jejího portfolia a osobních vlastností. Mezi ty by měla patřit především:
- důvěryhodnost
- organizovanost
- zodpovědnost
- schopnost sebemotivace
- časová flexibilita
A pokud potřebujete pomoct s obchodem, tak také:
- orientace na cíl
- soft business skills
Co si ujasnit předtím, než si najmete osobního virtuálního asistenta?
Než obsadíte pozici osobní virtuální asistent, je dobré si ujasnit svá očekávání a nastavit si cíle a úkoly, které budete delegovat.
Výběr záleží na výši vašeho budgetu, množství práce, kterou potřebujete outsourcovat, sídle firmy (ta určuje působnost asistenta) i vaší cílové skupině.
Udělejte si jasno v tom, jak kapacitně a časově daného člověka vytížíte, a co přesně budete potřebovat. Velkou výhodou je, že asistenta platíte za reálně odpracovaný čas. To znamená, že si ho můžete najmout na několik hodin týdně či měsíčně, určitý den nebo jen příležitostně. Záleží na vaší domluvě a komunikaci, jakou si nastavíte.
Výhody virtuálního asistenta
Teď už víte, kdo je virtuální asistent, jaké služby nejčastěji nabízí a co byste si měli promyslet, než ho najmete. Dostáváme se k tomu, co konkrétně vaší firmě může tato spolupráce přinést. Plusové body na otázku: „Proč ano?“, můžou být:
- zvýšení efektivity a produktivity práce
- lepší time management
- menší míra stresu a zahlcení
- kvalitní nastavení procesů
- úspěšná expanze na zahraniční trh
- ušetření nákladů na zaměstnance
- větší kapacita na řízení firmy
Nevýhody virtuálního asistenta
Jak vidíte, seznam výhod je docela dlouhý a v rámci spolupráce s asistentem převládají pozitivní aspekty.
Je ale několik rizikových faktorů, na kterých může vše ztroskotat, a na které byste si měli dát pozor, abyste si práci spíše nepřidělali. Takové nevýhody můžou být například:
- potřeba kontinuální supervize
- neosobní komunikace
- technické problémy a výpadky
- nedostatečná časová kapacita asistenta
- nedostatečné znalosti a kompetence asistenta
