Udělejte si v projektu jasno
Jako první je tu samozřejmě nějaký nápad na realizaci nového projektu. S tím přijdete buď vy sami (potažmo někdo z vaší firmy) nebo ho dostanete zadaný od svého zákazníka.
Jakmile bude nápad na světě, je potřeba, aby ho projektový manager nějak více ukotvil. Proto každý projekt začíná strategií. Udělejte si jasno v tom, jak má projekt vypadat, kam směřuje, kdy se má odevzdat, kolik na něj máte financí a kdo na něm bude pracovat. Při rozmýšlení nad těmito základními propozicemi řízení projektu si můžete pokládat následující otázky:
- Jaký je cíl projektu? Čeho se snažíte dosáhnout a jak má vypadat výstup.
- Má projekt smysl realizovat? Číselná (měřitelná) data, která ukážou, jestli se projekt vyplatí.
- Pro koho projekt děláme? Pro naši firmu nebo pro zákazníka? Kdo je zákazník a víme o něm dost?
- Kdo bude na projektu pracovat? Jasně rozdělte, kdo z vašich kolegů bude mít co na starost.
- Do kdy musíme projekt stihnout? Jsou nějaké dílčí termíny? Kdy bude finální odevzdání projektu?
- Jaké je financování projektu? Kolik máte na projekt finančních zdrojů?
- Je něco, co k zahájení projektu potřebujeme a zatím to nemáme? Například nějaké podklady od klienta, analýzy apod.
→ Tip: Konkrétní strategii můžete sestavit podle některého z osvědčených modelů, jako jsou například OGSM strategie nebo metoda SMART.
Naplánujte dílčí kroky
Když už máte zhotovenou strategii a obecnou představu o projektu, je na čase naplánovat jasné dílčí kroky. Řízení projektu vám půjde nejlépe pokud stanovíte nějakou metodu, kterou se budete řídit – například Kanban.
Poté dejte dohromady všechny úkoly a podúkoly, které je potřeba udělat, abyste se dostali k dílčímu cíli. Pokud jeden úkol představuje podklad pro další, musí na sebe logicky navazovat. Podle toho také stanovte i termíny. Ke každému úkolu přiřaďte konkrétní tým nebo pracovníka, který bude za jeho splnění zodpovědný.
→ Tip: Abyste neztratili přehled nad jednotlivými úkoly a projekt management pro vás byl snazší, používejte software pro řízení projektů.
Dávejte jasné pokyny a komunikujte
Ke všem úkolům, které dláždí cestu k finálnímu projektu, vždycky dávejte co nejpřesnější instrukce a maximum podkladů, které by řešitelé mohli potřebovat. Tým tak bude moct samostatně pracovat na jeho splnění.
Jako projektový manažer samozřejmě komunikujte se zadavatelem projektu i jeho řešiteli. Průběžně kontrolujte, zda má tým všechno, co potřebuje, jestli výstupy odpovídají zadání a posílejte ho na průběžné kontroly zadavateli, aby bylo zaručené, že se neodchylujete od jeho představy.
→ Tip: Pokud vám klient průběžně dodává nějaké podklady, můžete mu v softwaru pro řízení projektu udělit (omezená) práva právě pro přidávání podkladů rovnou k úkolu.
Motivujte a dávejte zpětnou vazbu
Tým se snažte motivovat pozitivní zpětnou vazbou na odvedenou práci a na její nedostatky reagujte konstruktivní kritikou s konkrétními nápady, jak výstup zlepšit. Už jen váš samotný zájem o to, jak se týmu daří a jestli něco nepotřebuje, ho bude motivovat, protože bude vědět, že vám na jeho práci záleží.
Zároveň týmu ukažte, že i vy jste otevřeni zpětné vazbě a novým nápadům a že se na vás kdokoliv může obrátit, jakmile bude něco potřebovat. Zkrátka se snažte při řízení projektu udržet otevřené a přátelské prostředí a jednou za čas uspořádejte poradu, kde bude prostor si vše společně ujasnit.
Delegujte
Sledujte vytížení týmu a pokud vy nebo kdokoliv jiný něco nestíhá odevzdat v termínu, delegujte dané činnosti na někoho s volnými kapacitami, nebo klienta dopředu upozorněte, že výstup dodáte s mírným zpožděním.
Před odevzdáním proveďte QA
Když už máte konečně vše hotové a připravené podrobte ještě výsledek před odevzdáním důkladným QA (quality assurance, tedy výstupní kontrolu jakosti). Tu můžete udělat buď vy sami nebo někdo jiný z firmy, kdo je pro tento úkol speciálně určený. Pokud to produkt vyžaduje a je pro to prostor, měli byste ho podrobit i testování. Teprve ve chvíli, kdy budete s výstupem spokojení a budete si jistí, že odpovídá zadání, odevzdejte ho klientovi nebo pusťte na trh.
