Konferenciér to nemá snadné, musí zařídit spoustu maličkostí, bez kterých by akce nemohla proběhnout hladce. Naprosto zásadní otázka pak souvisí s hledáním vhodných konferenčních prostorů. Nemáte-li s pořádáním konference žádné předchozí zkušenosti, budou se vám hodit následující tipy. Ačkoliv je můžete vnímat jako poněkud triviální, ne každý si je při hledání správného místa uvědomuje.
Proč mají konferenční prostory takový význam?
Máte za to, že mnohem důležitější než konferenční prostory jsou jiné faktory jako kvalita programu a úroveň řečníků? Důležité jistě jsou, ale záleží na úhlu pohledu. Představte si, že dorazíte na akci, v rámci které s u mikrofonu vystřídá spousta kapacit z daného oboru. Dozvíte se zajímavé informace, pobavíte se a seznámíte se s inspirativními lidmi. Jinak dobrý dojem však může pokazit naprosto nevhodně zvolené prostředí – příliš malý, nebo naopak velký sál se špatnou akustikou, případně interiér evokující vzpomínky na doby, kdy byl v kurzu socialistický realismus. Tyto a mnohé další aspekty mohou celkový dojem z jinak podařené akce pokazit.
Hotel Belvedere poskytuje moderní zázemí pro pořádání konferencí
Kde konferenci uspořádat?
Nejde však pouze o to, jak působí konferenční sál, ale také o to, kde se nachází. Konference by měla probíhat na adrese, na kterou to má většina hostů nejblíže. Pokud jde o konferenci úzce související s určitou lokalitou, pak je samozřejmě vhodné jí uspořádat na daném městě.
V případě konference, na kterou dorazí hosté z celé České republiky, je jasnou volbou hlavní město. Konference v Praze je prestižní a praktická zároveň. Metropole má velmi dobré dopravní spojení ze všech koutů republiky a nabízí zdaleka nejvíce možností z hlediska ubytování a služeb.
Kde v Praze uspořádat konferenci?
Praha je milionové město a je logické, že ne všechny lokality jsou pro uspořádání konference vhodné. Proto vyberte hotel Praha, který se nachází poblíž centra a zároveň disponuje sály s dostatečnou kapacitou. K častým chybám pořadatelů patří podcenění počtu míst a rezervace příliš malého prostoru.
Počítáte-li s tím, že se na konferenci dostaví i hosté ze vzdálených koutů republiky, či dokonce ze zahraničí, bylo by vhodné zvolit místo, kde se lze rovnou ubytovat. Ušetříte tím hostům čas, který by strávili přesunem z konferenčních prostor do hotelu.
V hotelu Belvedere se můžete spolehnout na špičkový catering
Zaměřte se i na úroveň služeb a vybavení
Nedílnou součástí konference by mělo být občerstvení. Zda zvolíte raut, nebo jinou formu, je na vás, ale v žádném případě nepodceňujte množství ani kvalitu jídla a pití. Spoustu starostí vám může ušetřit personál vybraného hotelu – proto se předem zajímejte o to, zda nabízí cateringové služby.
Ideální bude, když provedete rezervaci hotelu, který vám zároveň s konferenčními prostory zapůjčí i veškeré potřebné vybavení. V tomto směru je dobrou volbou například čtyřhvězdičkový hotel Belvedere – jedno z nejoblíbenějších a nejlépe hodnocených míst pro pořádání konferencí v Praze.
