Vyberte si fakturační program správně hned na první pokus. Při výběru se zaměřte na automatizaci, možnost fakturace z mobilu, uživatelskou přívětivost či nastavení tarifů a zkušebního období.
1. Automatizace
Chytrý program na faktury vám měsíčně ušetří desítky minut až několik hodin v závislosti na tom, kolik faktur vystavujete. Čím více automatizačních funkcí nabízí, tím víc času ušetříte.
Při výběru se rozhodně podívejte, jestli váš program nabízí:
- automatické párování plateb a dokladů,
- automatické odesílání upomínek neplatičům,
- možnost vygenerování návazného dokladu (např. ze zálohové faktury si vygenerujete vyúčtovací fakturu),
- automatickou tvorbu opakovaných faktur – tuto funkci využijete, když posíláte každý měsíc těm stejným zákazníkům fakturu na stejnou částku,
- přípravu podkladů k daňovému přiznání,
- hlídání limitu pro plátcovství DPH.
2. Fakturace z mobilu
Podívejte se, jestli má program i aplikaci do mobilu. Nemusíte nutně hned z mobilu vystavovat faktury, ale dost se hodí, když můžete kdykoliv zkontrolovat úhrady a zjistit aktuální stav cashflow.
3. Snadné používání
Ve zkušební verzi aplikace si otestujte běžné úkony jako tvorbu faktury. Také se podívejte, jaké souhrnné údaje či statistiky vám nabízí. Vše by mělo být intuitivní.
Dál se zjistěte, jakou má program nápovědu – dokážete v ní najít potřebné informace? Zvažte i jakou formu zákaznické podpory program nabízí. Může se stát, že i přes intuitivní používání narazíte na situaci, kdy si nebudete vědět rady. Ověřte si, jestli existuje zákaznická linka, kde vám poradí.
4. Nastavení tarifů
Prostudujte si ceník – většina fakturačních programů má několik tarifů. Ty se mohou lišit počtem vystavených faktur, počtem klientů v adresáři nebo dostupnými funkcemi. Například propojení s e-shopem bývá zpravidla součástí vyššího tarifu.
Podívejte se, zda dodavatel uvádí cenu s DPH, nebo bez DPH. Jestliže s podnikáním začínáte, jste neplátci DPH. Pokud je v ceníku cena bez DPH, k ceně si připočítejte 21% DPH. Tím dostanete výslednou cenu, kterou zaplatíte.
5. Délka zkušebního období
Většina programů nabízí testovací období, kdy si zdarma program vyzkoušíte. Díky tomu si vyberete správně. Zároveň můžete testovat i více programu. Ale čím dřív si vyberete vítěze, tím lépe pro vás – období bezplatné fakturace využijete naplno.
Například když program na faktury zdarma nabízí testovací období 60 dnů a vy se za pár dnů testování rozhodnete, že je ten pravý, celé bezplatné období využijete k vystavování faktur a dalších dokladů. Tím de facto získáte 2 měsíce fakturování zdarma.
