Videokonference se staly jedinou možností hromadného setkávání během pandemie, ale jejich popularita zůstala dál vysoká. Proč? Umožnují totiž snadný kontakt mezi lidmi, kteří jsou od sebe vzdálení klidně i tisíce kilometrů, aniž by museli strávit několik hodin v letadle. Jednoduše jen zapnou počítač a účastní se jednání, které by jinak bylo jen komplikovaně dosažitelné. Co všechno ale potřebujete, když se rozhodnete takovou videokonferenci uspořádat a jakých pravidel se držet?
Obstarejte si klid
Videokonferenci pořádejte v klidném prostředí, kde vás nikdo nebude rušit nenadálými příchody. ale pokud dnes pořádáte videokonferenci ve vaší firmě, zamluvte si zasedačku nebo zamkněte kancelář, ztlumte telefon a všechny upozorněte, že budete nedostupní. Stejně jako byste to udělali při osobním jednáni.
Mějte spolehlivé zařízení pro videokonference
Zařízení pro videokonference by byla kapitola sama pro sebe. Nejdůležitější je ale dobrý mikrofon (neostrý obraz většinou není takový problém jako nesrozumitelný zvuk) a stabilní internetové připojení. Pomalé připojení může způsobit sekání obrazu i zvuku. Nebo dokonce úplné výpadky. A to by z vaší strany jako pořadatele bylo velké foux pas.
I ostatní přednášející byste měli na tento technický aspekt upozornit, aby videokonference probíhala co nejhladším způsobem. Lepší je kabelové připojení než Wi-Fi.
Vyberte vhodný nástroj
Mezi videokonferenční zařízení patří i vhodný software, přes který budete schůzku pořádat. Musí pojmout potřebný počet lidí, které zvete a obsahovat doplňkové funkce, které pořádání konference usnadní (například zvednutí ruky nebo chat). Oblíbené jsou například Microsoft Teams, které má v počítači většina lidí a jejich prostředí je jim tak často známé. Nebo Cisco Webex, který pojme stovky účastníků, má obraz v HD kvalitě a obsahuje Transport Layer Security, tedy kryptografický protokol poskytující skvěle zabezpečenou komunikaci.
Nástrojů ale samozřejmě najdete celou řadu, vyberte si takový, který vám nejvíce sedne.
Nepodceňte dress code
Pamatujete si v průběhu pandemie popularitu videí, kdy lidé na online schůzkách vstali od stolu a ukázalo se, že nemají kalhoty? Trup pokrývala košile s kravatou, ale od pasu dolů byly jen trenýrky? Tomu se vyvarujte. Nikdy nevíte, zda v průběhu schůzky nebudete muset vstát a odhalit tak, co máte na sobě.
Asi nemusíte mít oblek nebo večerní róbu, košile a džíny pravděpodobně postačí, záleží na typu videokonference. Každopádně ale oblečení nepodceňte.
Instruujte ostatní
Při zahájení videokonference požádejte účastníky, aby měli ztlumené mikrofony (můžete jim i ukázat, jak to mají udělat) a zapínali si je jen v případě, že budou vyzváni k řeči. Případně je upozorněte, že se můžou hlásit o slovo nebo představte další funkce platformy, na které se konference koná.
Připravte si všechny materiály
Stejně jako při fyzické konferenci, mějte (pokud jste řečník) připravené nějaké prezentační podklady – zpravidla online. Pokud nemáte s videokonferencí zkušenosti, vyzkoušejte si dopředu (při cvičném hovoru), jak funguje sdílení dokumentu a zda nenarážíte na nějaký technický problém.
Mějte záložní plán
Člověk má být připraven na vše a v případě videokonference to platí dvojnásob. Mějte připravený záložní plán pro případ, že by se nějakému přednášejícímu nepodařilo připojit. Ideálně určete pro takové případy jednoho svého kolegu jako krizový kontakt, ať nejste vy jakožto pořadatel rušen od svých povinností. Všem účastníkům dopředu pošlete na tohoto člověka telefonní číslo a on je už bude navigovat, jak se ke schůzce připojit.
A závěrečná rada, hlavně se zbytečně nestresujte. Ať už pořádáte malou videokonferenci s klientem nebo velké setkání, na kterém promlouvají desítky odborníků, jsou to všechno pořád jenom lidé a pokud se něco náhodou pokazí, budou pravděpodobně chápaví, shovívaví a otevření náhradnímu řešení.
